複式簿記による研究費管理のススメ(3)

仕訳の具体例

1) 引当金の計上

たとえば、12月に サンフランシスコ で開催される国際会議に出張する計画を、年度始めに立てるとしましょう。この場合、仕訳帳には以下のように記入します。

図1 引当金を計上する仕訳の例

借方に「引当金繰入(海外旅費)」を記入し、貸方に「引当金(12月分)」を記入します。金額はとりあえず概算を記入しておきます。日付をどうするか悩むかもしれませんが、引当金を計上する場合は一律に“記入した日“を記入するとよいでしょう。

2) 引当金に計上した計画の実行

国際会議に投稿していた論文の採択通知が届き、出張が正式に決定したとしましょう。航空券を手配し、出張旅費の金額も定まりました。この場合、引当金に計上していた計画を取り下げ、確定した金額で本支出の記録をつけます。

図2 計画を実行するときの仕訳の例

1行目は引当金に計上していた計画の取り下げです。借方と貸方が入れ替わっていることに注意しましょう。これを記入するには、以前(今回の例では4月1日)に引当金に計上していた計画を参照する必要がありますが、計上していたことをうっかり忘れ、引当金の取り下げ処理をし忘れてしまうこともあり得ます。こうした場合の対処方法は、第6回「帳簿の運用方法」で説明します。

2行目、3行目は本支出です。借方に「海外旅費」、貸方に「研究資金」を記入します。

3) 計画の取り下げ

今度は別のケースとして、国際会議に投稿していた論文の不採択通知が届き、国際学会出張の計画を取りやめる場合を考えてみましょう。この場合は、引当金に計上していた計画を取り下げる処理のみを行います。

図3 計画を取り下げる場合の仕訳の例

計上した時と逆に、借方に「引当金(12月分)」を記入し、貸方に「引当金繰入(海外旅費)」を記入します。

あるいは、もっと単純な方法として、以前に引当金に計上した際の仕訳の記録を消去してしまう、というやり方もあります。どちらを選択するかは運用のポリシー次第ですが、ここでは「意思決定のすべての過程を記録に残すこと」を運用ポリシーとし、消さない例を示しました。

4) 直接執行(引当金に計上していなかった支出)

予め計画していなかった支出をすることも多々あるでしょう。この場合は、引当金を介さず、最初から本支出の処理をします。例として、4月12日にPCソフトを32,400円で調達した場合を示します。

図4 直接執行する場合の仕訳の例

借方に「消耗品費」、貸方に「研究資金」を記入します。PCソフトは所属機関によっては「設備備品」扱いになる場合もあると思いますが、ここでは消耗品扱いで処理できるとしています。

5) 交付金の入金

説明の順番が逆になりましたが、期首に交付金が入金されたときの仕訳の例を示します。

図5 交付金の入金

借方に資金の勘定科目である「研究資金」、貸方に収益の勘定科目である「交付金」を記入します。

次回は、仕訳帳を元に試算表を作成する例を紹介します。

(渡邉 孝信)